Transacties worden gekoppeld, op basis van gebruikersID, transactiedatum, brutobedrag, land ID en valuta, nadat de informatie is overgedragen door de bank (tussen 3 en 5 werkdagen).
Klik bij het toevoegen van informatie in SpendCatcher op “Betaalmethode” en kies de juiste creditcard.
Nu is uw transactie gekoppeld aan de kredietkaart. Als de data van de kaartprovider eenmaal in het systeem is ingevoerd en overeenkomt met de transactie in MobileXpense, kunt u uw onkostennota indienen.
Voeg, bij het toevoegen van een transactie in de webapplicatie, al uw informatie toe, tezamen met het betaalbewijs, en vink het vakje “Betaald met gealloceerde kredietkaart” aan.
Uw transactie is aangemaakt maar wacht nog op informatie van de bank die overeenkomt met de transactie.
U kunt dit zien in uw openstaande onkosten met status in afwachting. (hier geïllustreerd - de laatste regel in onderstaande afbeelding met dit logo)
Dit betekent dat het systeem wacht op informatie van de bank
Als die informatie eenmaal is ontvangen door MobileXpense kunt u uw transactie indienen.
Walking cards: als het gegevensoverzicht eenmaal is geladen, kunnen nieuwe kaarten worden aangemaakt. De bedrijfsadministrator hoeft de nieuwe kaart enkel toe te wijzen aan de juiste gebruiker en vanaf dat moment zullen transacties die gekoppeld zijn aan die kaart automatisch in het gebruikersprofiel terecht komen.
Lodge-cards: dit is een virtuele kaart, op basis van de waarde in de ‘Reizigersreferentie’ in het gebruikersprofiel kunnen wij de transacties van deze kaart aan de juiste gebruiker linken. Het is belangrijk dat het reisagentschap/OBT (of de persoon die de boeking doet) voor de boekingen dezelfde waarde gebruikt als in het gebruikersprofiel vermeld staat. In het lodge-kaart gegevensoverzicht zou de waarde ook beschikbaar moeten zijn en dan kunnen we de transactie aan de gebruiker koppelen.
Het kan gebeuren dat de gegevens die door de gebruiker of de kaartprovider worden ingevoerd niet overeenkomen met het betreffende bestand omdat er geen gegarandeerde unieke referentie is tussen de tijdelijke transactie en het verwerkte bestand. Daarom zal de gebruiker de transactie moeten bewerken en het bedrag moeten bijstellen. Zodra het gecorrigeerde bedrag is opgeslagen zal het koppelingsproces automatisch draaien.