Om een onkostennota aan te maken moet u eerst de onkosten selecteren die u aan het rapport wilt toevoegen.
Ga hiervoor naar het tabblad Onkosten en selecteer de optie Mijn Transacties in het menu.
Selecteer de transacties die u in uw rapport wilt verwerken en klik vervolgens op de knop “Nieuw rapport aanmaken“ rechts bovenaan.
Als u al een rapport had aangemaakt en in overweging was daar meer onkosten aan toe te voegen, kunt u ook klikken op “Toevoegen aan bestaande onkostennota“ en het rapport selecteren uit de drop-down lijst.
Een dialoogvenster verschijnt om u te vragen uw nieuwe rapport een naam te geven en eventueel te linken aan een bestaande Reisaanvraag.
Druk op de knop Bewaren.
Uw rapport is aangemaakt en klaar om beoordeeld te worden. U krijgt eerst een overzicht van het rapport te zien, gevolgd door een lijst van alle inbegrepen transacties.
Desgewenst kunt u op de drop-down Nieuwe transactie toevoegen klikken om meer transacties aan het rapport toe te voegen.
Als u één of meer transacties wilt verwijderen, selecteer dan de transactie(s) die u wilt verwijderen en druk op de knop Verwijderen.
Na beoordeling of bewerking van uw rapport kunt u:
-
Bewerken, om het te koppelen aan een Reisverzoek
-
Doorbelasten (zie onder)
-
Printen,
-
Indienen
-
Ontwerp opslaan
De optie Doorbelasten opent een dialoogvenster waarin u de kosten in uw onkostenrapport kunt toewijzen aan en spreiden over meerdere kostenplaatsen en/of projecten.
Om een deel van de kosten toe te wijzen aan een specifieke kostenplaats, selecteert u de kostenplaats uit de drop-down lijst, definieert u het percentage van het totaalbedrag voor het rapport dat aan die kostenplaats moet worden toegewezen en drukt u op de +-knop.
In bijgevoegd voorbeeld hebben we 20% van de kosten toegewezen aan kostenplaats “Implementatie“, 30% aan “Marketing“, en staan we op het punt de resterende 50% toe te wijzen aan “R&D“.
Wanneer 100% van de kosten is toegewezen, drukt u op de knop Bevestigen om uw wijzigingen op te slaan en verder te gaan !
Als u eenmaal klaar bent met alle wijzigingen, drukt u op de knop Indienen en zal, na uw bevestiging, uw nieuwe rapport worden ingediend ter goedkeuring en worden toegevoegd aan de lijst van Rapporten.
